Come ridurre i consumi di energia e ottimizzare il lavoro del personale… solo cambiando l’ordine delle assegnazioni

In ogni hotel ci sono decine di strategie per ridurre i costi, ma una delle più efficaci non riguarda né gli impianti né la tecnologia.
Riguarda la logica con cui assegni le camere.

Potrebbe sembrare un dettaglio, ma non lo è:
l’ordine di occupazione dei piani influenza direttamente i consumi di energia, l’usura degli ascensori, il tempo di lavoro del personale e persino la percezione di comfort degli ospiti.

E la cosa più sorprendente?
È una strategia a costo zero, applicabile da subito, che genera risparmi reali e misurabili.

L’errore più comune (che tutti fanno)

Molti PMS (Property Management System) assegnano le camere in modo automatico o casuale: una al primo piano, una al terzo, due al quinto…
Il risultato?
Un hotel con camere occupate “a macchia di leopardo”, in cui ogni piano richiede:

• ascensori sempre in funzione,
  
• luci di corridoio e scale accese tutto il giorno,
  
• e più tempo per le governanti, costrette a spostarsi su e giù per l’edificio.
  

In pratica, un consumo continuo di energia, tempo e risorse umane, totalmente evitabile.

La logica giusta: l’occupazione per blocchi

La soluzione è semplice quanto efficace:
adotta la logica dell’occupazione per blocchi di piano.

In bassa stagione, quando l’hotel non è pieno, assegna prima le camere ai piani più bassi (o, se c’è riscaldamento centralizzato, ai più alti per sfruttare il calore naturale).
In questo modo:

• gli ascensori vengono usati meno,
  
• i corridoi superiori restano spenti,
  
• e il personale riduce i tempi morti tra un piano e l’altro.
  

👉 Nei periodi di alta occupazione, puoi invertire la logica: riempi prima i piani più alti, così in bassa stagione restano da pulire solo i piani inferiori.
Questo sistema ciclico mantiene tutti gli ambienti utilizzati in modo equilibrato e preserva la struttura nel tempo.

I benefici concreti

Applicare la logica dell’occupazione per blocchi genera un doppio vantaggio economico:

• Risparmio energetico: meno uso di ascensori, luci e impianti di climatizzazione nei piani chiusi.
  
• Efficienza operativa: meno spostamenti per le governanti e tempi di pulizia ridotti fino al 15–20%.
  

Un esempio pratico:
In un hotel da 60 camere, mantenere chiuso un piano di 10 camere nei mesi di bassa stagione comporta:

• circa 300 € di energia risparmiata al mese,
  
• e oltre 50 ore di lavoro operativo in meno (tra spostamenti e preparazioni).
  

Come implementare la strategia (in 3 passi)

1. Definisci la sequenza logica dei piani.
   Decidi, in base alla struttura e alla stagione, se partire dai piani bassi o alti.
   Crea un documento interno chiamato “Ordine di occupazione stagionale”.
   
2. Imposta la priorità nel PMS.
   La maggior parte dei software consente di assegnare automaticamente le camere secondo regole personalizzate (es. “riempi dal piano 1 al 3 prima del 4”).
   Se il tuo sistema non lo prevede, crea un elenco manuale condiviso con la reception.
   
3. Coordina housekeeping e manutenzione.
   Quando alcuni piani restano chiusi, assicurati che vengano:
   
   • arieggiati periodicamente,
     
   • verificati a livello tecnico,
     
   • e usati a rotazione per evitare umidità o cattivi odori.
     

L’effetto a catena: meno sprechi, più organizzazione

Riducendo le superfici operative attive, si ottiene molto più di un semplice risparmio energetico:

• Le governanti lavorano meglio, con meno stress fisico.
  
• La manutenzione è più facile da programmare, concentrandosi sui piani effettivamente in uso.
  
• I clienti percepiscono ambienti più curati, perché l’attenzione del personale è concentrata.
  

E se gestisci un hotel di medie dimensioni, potresti ottenere una riduzione dei costi complessivi del 5–7% annuo senza alcun investimento.

Suggerimento bonus

Quando il tasso di occupazione scende sotto il 50%, valuta di:

• sospendere il riscaldamento o il raffrescamento dei piani chiusi,
  
• disattivare i corridoi di passaggio,
  
• e ottimizzare la logistica del personale, assegnando camere ravvicinate per ridurre tempi di percorrenza.
  

Ogni metro risparmiato in movimento è un minuto guadagnato di produttività.

Una gestione più “umana” e più sostenibile

Spesso pensiamo alla sostenibilità come a un insieme di regole tecniche o normative.
In realtà, è soprattutto una forma di intelligenza organizzativa.
Ogni volta che rendi il lavoro del tuo team più logico, stai riducendo consumi e stress — e stai migliorando la qualità del servizio.

Questa è la vera efficienza sostenibile: quella che parte dalle persone e arriva fino al bilancio.

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